Как организовать рабочий процесс в условиях карантина — наши советы

Менеджмент 
Время чтения: 6 мин., 27 сек.
Как организовать рабочий процесс в условиях карантина — наши советы

11 марта Всемирная Организация Здравоохранения огласила пандемию в связи с распространением вируса COVID-19. Пока что неизвестно, сколько еще он будет активен, но ясно одно — нужно научиться полноценно жить и продуктивно работать в условиях кризиса.

Чтобы сохранить свое здоровье, нужно придерживаться простых правил:

  • часто мыть руки минимум по 40 секунд;
  • избегать контактов с людьми, или хотя бы держать дистанцию в 1 метр;
  • пить жидкость каждые 15 минут;
  • без необходимости не выходить из дома;
  • не трогать лицо руками;
  • обращаться к врачу только при наличии симптомов коронавируса: боль в горле, кашель, высокая температура, затрудненность дыхания.

И самое главное — не поддаваться панике и доверять только официальным источникам информации.

Как наладить удаленную работу в условиях карантина. Советы от Outsourcing Team

Чтобы обезопасить жителей страны, правительство Украины огласило трехнедельный карантин. Кроме закрытия учебных учреждений и границ, были введены такие меры предосторожности, касающиеся бизнеса:

  • закрыть все учреждения. кроме продовольственных магазинов, аптек, заправок и почтовых отделений;
  • отменить все мероприятия — концерты, митинги, конференции и так далее;
  • ограничить работу межгородского транспорта;
  • перевести сотрудников на удаленную работу;
  • проводить собеседования и бизнес-встречи по скайпу;
  • отменить все бизнес-поездки не только заграницу, но и внутри страны.

Это сильная пощечина тем, кто еще не перевел свой бизнес в онлайн и не наладил удаленную работу для сотрудников. Ведь пока что неизвестно, как будет развиваться вирус и последние ли это ограничения.

В связи с этим, с 17.03.2020 диджитал агентство Аутсорсинг Тим переходит на удаленную работу. Все сотрудники работают дома в обычном режиме без ущерба для компании и клиентов. Мы подготовили несколько советов, благодаря которым нам удалось сохранить эффективность и продуктивность наших специалистов на период карантина. Кроме этого, у нас есть Телеграм-группа с обсуждением, и Ютуб-канал, где наш шеф делиться полезной информацией и советами о том, как вести бизнес в условиях карантина.


Что нужно сделать начальнику перед тем, как переводить сотрудников на удаленку:

  1. Поговорить с подчиненными. В условиях вируса лучше сделать это в онлайн режиме, чтобы избегать контактов с людьми. Обсудите основные моменты:
    • почему нужно перейти на удаленную работу,
    • укажите хотя бы приблизительные сроки окончания карантина,
    • подбодрите работников, скажите что это не кризис для компании, а наоборот — новые возможности для роста, поиска новых клиентов и выхода на новые площадки;
    • карантин — это отличное время для обучения и чтения профессиональной литературы;
    • подчеркните, что каждый член команды должен работать в обычном режиме и даже лучше, мотивируйте их: нужно больше выкладываться и показать все свои умения и способности.
  2. Опросить сотрудников, есть ли у них все необходимые инструменты для работы дома: наличие компьютера, бесперебойного интернета, необходимое программное обеспечение, рабочий телефон и так далее. Нужно создать максимально комфортные условия для продуктивной работы.
  3. Наладить бизнес-коммуникацию. Многие современные компании общаются с помощью CRM-систем, которые очень удобны для ведения клиентов. Из плюсов приложения также стоить отметить, что все сотрудники могут планировать рабочий день с помощью календаря, ставить друг другу задачи, создавать группы и видеть кто онлайн.
  4. Установить тайм трекер. С его помощью вы сможете мониторить рабочее время подчиненных и оценивать его эффективность. Программа создает отчет по работе сотрудника. Все сайты и приложения, которые открывает специалист в течении дня программа делит на эффективные, нейтральные и неэффективные.
  5. Для поддержания связи с клиентами можете использовать Google Hangouts. С помощью этой программы удобно проводить онлайн-встречи с клиентами и коллегами.

Что нужно сделать сотруднику, прежде чем переходить на удаленку:

  1. Проверить исправность ноутбука и других устройств, необходимых для работы: подключение к интернету, рабочий телефон и так далее. Вы должны быть всегда на связи и быстро отвечать на сообщения и звонки.
  2. Установить все нужные программы, проверить их перед началом рабочего дня.
  3. Обустроить рабочее место: убрать все, что может отвлекать: книги, журналы, кота, суп и так далее.
  4. Настроить работу с клиентами. Сообщите, что вы работаете удаленно, но это никак не повлияет на результат вашего сотрудничества.
  5. Выбрать один или несколько курсов для изучения. Это может быть что угодно: обучения навыку слепой печати, курс по копирайтингу или экономика для чайников. Главное — провести время с пользой.
  6. Переодеться перед началом рабочего дня. Это поможет настроиться на работу. Пижаму и халат приберегите для вечернего просмотра новостей.

И помните, что карантин — это вынужденная мера предосторожности, чтобы остановить распространение инфекции. Работать из дома, но при этом каждый день выходить гулять в город — всеравно, что тушить пожар бензином.

О плюсах и минусах удаленной работы

Даже до нашествия пандемии, все больше людей, ища работу на сайтах, обращают внимание на пометку “удаленно” возле описания вакансии. Возможность зарабатывать не выходя из дома или же в путешествии становиться все более привлекательной для современных людей, которые хотят увидеть мир, пожить в разных городах и просто больше времени для себя, но при этом иметь стабильный доход.

Первыми работать вне офиса начали американцы, а уже после них эта тенденция распространилась по всему миру. В прошлом году американская компания International Workplace Group, которая предоставляет услуги коворкинга и занимается обустройством офисов, провела опрос касаемо удаленной работы. И вот что они выяснили:

  • 74% респондентов считают удаленную работу новой нормой;
  • 80% людей предпочли бы трудоустройство с гибким графиком, которое не вынуждает сидеть в офисе;
  • 53% человек сказали, что выбирая между работой в офисе престижной компании и удаленкой в менее состоятельной фирме они бы выбрали второй вариант.

Именно поэтому все больше компаний начали предлагать своим сотрудникам работать удаленно хотя бы пару дней в неделю.

Преимущества работы на дому

Конечно, заниматься рабочими делами вне офиса гораздо приятнее и интереснее. Вот несколько причин, почему это так:

  1. Не нужно тратить время и деньги, чтобы добираться на работу. Переживания успеть на автобус, куча людей в метро и в маршрутке — только дополнительный стресс, который мешает продуктивности.
  2. Появляется больше времени и возможностей научиться чему то новому. Например ресурс Coursera предлагает много бесплатных и платных курсов на разные тематики.
  3. Отсутствие дресс-кода. Работайте в пижаме, шортах, любимой растянутой футболке — ограничений нет.
  4. Возможность уделять больше внимания себе и близким.
  5. Экономия для сотрудников и для начальства. Первые не тратят деньги на обеды и транспорт, а вторые на покупку офисной бумаги, кофе и других важных товаров.
  6. Работая дома, вы не отвлекаетесь на пустые разговоры и можете сосредоточиться исключительно на заданиях.
  7. Можно делать небольшие перерывы и танцевать, разминаться, приготовить чай или кофе, десять минут молча смотреть в окно и никто вас за это не осудит.

Это всего несколько преимуществ работы вне офиса. Но на самом деле все очень индивидуально и каждый может выделить больше или меньше плюсов для себя.

Недостатки работы на дому

Конечно же, такой тип работы подходит не всем. Есть люди, которым тяжело настроить системную работу в одиночку. Они нуждаются в руководителе и собраниях, чтобы держать себя в тонусе и все успевать. Кроме этого, есть еще несколько минусов удаленной работы:

  1. Недостаток общения негативно влияет на психологическое состояние человека. В офисе эта потребность всегда реализуется. Тем более, в процессе общения с коллегами часто придумываются новые идеи и проекты.
  2. Начальники сталкиваются с проблемой мониторинга эффективности работы. Нельзя проверить, чем занимается человек на протяжении всего дня.
  3. Прокрастинация — враг современных работников: когда нужно максимально сосредоточиться на задании, но и пыль сама себя не протрёт, и стирку закинуть нужно, а книги разложить в алфавитном порядке когда, как не сейчас? Человек не всегда может запрограммировать себя на продуктивную работу и не отвлекаться по мелочам.
  4. Небезопасно для офиса. Если все уйдут работать удаленно, некому будет следить за офисом, это может быть опасно.

Эффективнее ли работа на дому, чем в офисе спорный вопрос. Тем не менее, согласно исследованию Стэнфордского университета, люди на удаленке более продуктивны и работают дольше регламентированного времени. Но даже несмотря на очевидные плюсы удаленной занятости, работа в офисе полезна хотя бы тем, что она создает атмосферу успеха и общей цели, когда каждый сотрудник знает, что является важной частью компании. Создать такие условия для работы на период карантина очень непросто, но возможно. Мы надеемся, что у вас все получиться.

0

комментариев

Добавить комментарий

Получай новости первым

Спасибо! Ваше сообщение отправлено.