Как провести совещание эффективно

Менеджмент 
Время чтения: 5 мин, 19 сек
Как провести совещание эффективно

Совещания — это один из популярных и удивительно эффективных инструментов управления в компаниях, предприятиях различных уровней. Но все же не каждый руководитель компании или отдела имеет четкое понимание и опыт в проведении совещаний.

Вследствие этого, встречи не приводят к желаемым результатам и часто создают лишь видимость эффективного времяпровождения. Поэтому, мы решили поделиться информацией, о том как правильно проводить совещание, что точно пригодится руководителям и менеджерам различных рангов и специализаций.

Виды совещаний

Чаще всего совещания разделяют по виду на плановые и внеплановые. Во время проведения плановых совещаний — обсуждаются текущие вопросы работы. График составляют работники и руководители компании. Интервал также может быть произвольным: короткие ежедневные «пятиминутки», еженедельное обсуждение проектов, ежемесячные сборы директоров — все зависит от вас.

Также возникают ситуации, которые требуют быстрого коллегиального решения. В таких случаях собираются внеплановые совещания для оперативного решения определенных задач. Руководители и менеджеры могут проводить коллективные внеплановые сборы в любое время.

Методы проведения эффективного совещания

Существует несколько стратегий, которые могут пригодиться при проведении разноплановых встреч. Каждый из методов точно поможет в кратчайшие сроки решить ту или иную задачу.

  • Обмен мнениями. Каждый из работников выражает свою позицию и предлагает решения конкретной задачи. На основе полученных мнений коллектив может сформировать единственно правильное решение и целостную картину проекта. Часто такой метод используют для поиска оптимального решения, которое бы удовлетворило всех участников дискуссии.
  • Доклад. Один участник выступает с докладом на определенную тему. Важно, чтобы отчет или презентация занимали не более семи минут. Ведь это именно то время, в течение которого в среднем способны удерживать свое внимание слушатели.
  • Обсуждение. Любой из участников может взять слово и начать дискуссию, но не обязательно, чтобы все принимали в ней участие. Этот метод полезен, когда проблема уже обсуждалась, и все имели возможность выступить, однако еще остались спорные моменты и вопросы до сих пор не решены.
  • Мозговой штурм. Участники в хаотичном порядке придумывают ответы на конкретный вопрос или для определенной проблемы. Основная задача метода — генерация большего количества идей. Впоследствии из всего многообразия можно выбрать те решения, которые наиболее подходят. Метод отличается тем, что позволяет выйти за рамки шаблонов. Он позволяет использовать ресурс группы и найти творческие решения сложных задач.

Подготовка к совещанию

Важное значение имеет подготовка к проведению рабочего совещания, ведь благодаря заранее проработанному плану действий — можно эффективно использовать время.

  • Четкий план. Не сбиться и не запутаться в важных вопросах, которые нужно обсудить — поможет четкая структура и детальный план.
  • Список сотрудников. В зависимости от тематики и задач — стоит составить список ответственных лиц. Не нужно привлекать бухгалтера или других работников к обсуждению особенностей дизайна проекта. Таким образом вы сэкономите время своей команды и эффективно подойдете к решению проблем.
  • Определенный тайминг. Оптимальное время для проведения совещания — от 30 минут до одного часа. Такой временной отрезок позволяет охватить все рабочие вопросы, обсуждение, поиск решения и возможность высказаться каждому из команды.
  • Выводы предыдущего совещания. Начинать можно с краткого обзора задач, которые обсуждались на предыдущем совещании. Вполне возможно, что остались нерешенные проблемы или дополнительные вопросы.
  • Определите структуру встречи. Все важные и приоритетные задачи следует ставить на начало заседания, а второстепенные — обсуждайте ближе к завершению.
  • Подготовьте документы. Заранее распечатайте и подготовьте материалы для всех работников, что будут присутствовать на заседании. Не откладывайте все на последний момент, чтобы избежать форс-мажорных ситуаций.
Рекомендуем
Как собирать отзывы у сотрудников о компании
Подробнее

Основные этапы совещания

В общем, ход любого мероприятия или коллективного процесса можно разделить на четыре этапа — подготовку, начало, основную часть и завершение. О подготовке к совещанию мы подробно рассказывали выше, а сейчас предлагаем ознакомиться с дальнейшими этапами. Совещания следует проводить в следующем порядке:

  • Объявление хода встречи. Сначала перечислите список вопросов которые будут рассматриваться на совещании. Это стоит сделать очень коротко — подробности начнутся при обсуждении самых вопросов.
  • Результаты предыдущих сборов. Какие задачи ставились, как идет процесс их выполнения, которые возникают трудности.
  • Начало обсуждения. От важных и срочных задач, постепенно переходите к более простым. При необходимости проведите мозговой штурм или обмен мнениями.
  • Время вопросов. Выслушайте и дайте ответы на вопросы присутствующих. Иногда для работников совещание — это единственный момент, когда они могут получить ответ на насущные вопросы от руководителя.
  • Завершение собрания. В конце, как мы уже говорили, можно выделить время на вопрос, не относящиеся направления бизнеса: жизнь вне офиса, корпоративы, торжества, тимбилдинги сотрудников и так далее.

Итоги совещания

После успешного проведения собрания — стоит закрепить результаты и сформировать итоги совещания. Благодаря такому документу работники смогут вспомнить важные вопросы, которые обсуждались на каждом из этапов сборов. Секретарь или помощник обязательно должен отразить в протоколе:

  • Дата и место проведения. С первого взгляда на документ, должно быть понятно, когда именно проводились собрания, временные рамки задач и дедлайны проектов.
  • Список задач. Все назначенные поручения должны быть четко и однозначно сформулированы. Стоит помнить, что указание, которое может быть понято неправильно — точно будет воспринято не так, как нужно.
  • Перечень ответственных лиц. Создайте перечень в виде удобной таблички. Напротив фамилий или названий отделов — укажите задачи обязательны к исполнению.
  • Сроки выполнения задач. В той же таблице укажите напротив фамилии работника дату, когда задача должна быть выполнена. Стоит указывать срок, предусматривающий дополнительное время для устранения форс-мажоров или доработок.
  • Подписи участников. В конце протокола (заключений совещания) — соберите подписи присутствующих работников, которые станут гарантией того, что все знакомы с задачами и документом.

Лайфхаки для повышения эффективности

Наша команда Outsourcing Team достаточно часто проводит совещания и срочные сборы, поэтому мы решили поделиться эффективными лайфхаками с вами.

  • Чтобы лишний раз не отвлекаться — для ведения протокола пригласите помощника или секретаря.
  • Сразу после окончания совещания напишите выводы в общем чате и поставьте задачи по дедлайнам ответственным лицам. (Мы для этого используем Bitrix24).
  • Не пускайте выполнения поручений на самотек, время от времени проконтролируйте, как выполняются задания, и не возникли ли трудности.
  • Начинайте сборы только тогда, когда люди расслаблены. В атмосфере всеобщего возбуждения и напряженности — вы не достигнете производительности.
  • Остерегайтесь растягивать совещания до бесконечности. Длительные сборы — прямая угроза производительности и работоспособности персонала. Зная, что время ограничено, люди лучше концентрируются и сосредотачивают свое внимание.
  • Никаких смартфонов и звонков, ноутбуков и электронной почты. Не отвлекайте коллег от рабочего процесса, ведь так вы выражаете свое пренебрежительное отношение к ним.

Вывод

В итоге стоит отметить, что без совещаний и обсуждений невозможен творческий и рабочий процесс любого коллектива. Мы решили также обобщить правила, которые были подробно объяснены в данной статье. Итак, действительно эффективное совещание можно провести, благодаря соблюдению таких элементарных правил:

  • Очертите конкретную цель — зачем вы проводите совещание. Обязательно проверьте, действительно ли эта цель может быть достигнута следующим образом.
  • Определите основные приемы проведения совещания, с помощью которых вы достигнете цели.
  • Установите временные рамки встречи и придерживайтесь их.
  • Обязательно выделите время для вопросов и ответов для всех участников.
  • Установите лимиты на время выступления для всех участников, которое бы не превышало 7 минут.
0

комментариев

Оставить коментарий

Получай новости первым

Спасибо! Ваше сообщение отправлено.