Как создать корпоративную почту?

Команда 
Время чтения: 6 мин, 27 сек
Как создать корпоративную почту?

Содержание

Как создать корпоративную почту

Почтовые сервисы значительно упрощают общение внутри компании, а также коммуникацию с клиентами и партнерами. Но то что отлично подходит для личного пользования — не всегда удобно для бизнеса. Все чаще происходит разделение личной и корпоративной почты.

Как создать корпоративную почту? Какие возможности она открывает? Все довольно просто, ведь почта на домене компании — это безопасно и удобно. Доступ к данным ограничен, даже если сотрудник больше не будет работать в штате — все данные остаются внутри компании и не будут использованы в личных целях.

Что такое корпоративная почта?

Корпоративная почта — это уникальный адрес электронной почты, с его помощью можно отправлять и принимать сообщения, обмениваться файлами. Ящик имеет отличие в виде адреса Вашей компании в формате: hello@outsourcingteam.com

Создается такая группа электронных ящиков на базе платформ Яндекс, Битрикс24 или Google. Внешний вид и функционал вполне привычный, всем знакомый и удобный интерфейс. За необходимости e-mail также подключают к CRM системе или личным кабинетам, облачным системам хранения документов и к другому.

Преимущества корпоративной почты для домена

Решение создать корпоративную почту на своем домене вполне актуально для предприятий в которых ведётся e-mail рассылка для менеджеров, персоналу отправляются инструкции или важные сообщения. Есть еще несколько причин, почему такой способ один из лучших:

Повышение уровня узнаваемости. Название компании или бренда практически всегда включают в доменное имя, поэтому когда клиенты или партнеры получают письмо, рассылку — узнаваемость повышается.

Увеличение лояльности партнеров и клиентов. К каким письмам Вы больше доверяете? Отправленным из обычного почтового сервиса, который доступен всем категориям населения или из корпоративной почты, что содержит название бренда? В том случае когда письмо отправляется от имени бренда — получатель сразу понимает, что отправитель является сотрудником предприятия и ему можно доверять.

Практически нет шансов попасть в “Спам”. Создать рабочую почту на корпоративном домене стоит еще по одной причине — технологии цифровой подписи DKIM и SPF. Благодаря этим методам e-mail аутентификации возможность доставки письма в “Входящие” в несколько раз больше, чем у тех сообщений, которые отправлены с обычных почтовых сервисов.

Конфиденциальность и безопасность. Создание и настройка учетных записей для почты предусматривает дополнительные требования к безопасности и контролю сотрудников. Возможно создавать и менять пароли, предоставлять или ограничивать доступ и другие возможности.

Возможность подбирать запоминающийся адрес. Это одна из крутых возможностей, что открывается если Вы решили завести корпоративную почту. Подключив почту к своему домену можно подобрать короткое и красивое название. Согласитесь, гораздо круче выглядит адрес seo@outsourcingteam.com, чем seo-outsourcingteam@gmail.com. Для каждого из менеджеров можно создать индивидуальный адрес, который будет легко запомнить и узнать.

Без ограничений количества сотрудников. Компании быстро развиваются и соответственно растет штат сотрудников. В отличие от других почтовых сервисов, на собственном домене Вы сможете создать неограниченное количество почтовых ящиков с удобными адресами для каждого из сотрудников.

Разделение рабочих и личных писем. Если ваш почтовый ящик переполнен личными и рабочими письмами — легко потерять важный файл или письмо от руководителя. Отдельная рабочая почта — это хороший способ ничего не потерять, отсортировать письма в зависимости от важности и срочности.

Простота контроля. Руководитель или HR компании может иметь доступ ко всем корпоративным электронным ящикам сотрудников, что позволит контролировать оперативность реагирования на запросы, выполнение инструкций и динамику работы. За необходимости предоставляется или ограничивается доступ новых или уволенных сотрудников.

Какой почтовый сервис выбрать?

Что такое корпоративная электронная почта? Эффективный инструмент, который сложно заменить даже в век мессенджеров и других решений. Этот метод коммуникации максимально эффективен и во время ведения деловой переписки, и для рассылок и обмена файлами. Но какой почтовый сервис выбрать?

  • Google: практичная экосистема, интеграция с множеством сервисов, возможность подключения плагинов, режим работы офлайн, высокий уровень безопасности, удобный облачный сервис для хранения файлов, но есть платный тариф для корпоративной работы.
  • Яндекс: понятный и простой интерфейс, до 1000 ящиков на Вашем домене без оплаты, защита от спама, приложение для мобильных устройств, удобный файлообменник, 10Гб памяти для писем с возможностью расширения, удобная сортировка и просмотр с вложенных документов.
  • Битрикс: все письма в CRM-системе (лиды, контакты, компании), распределение входящих писем ответственным менеджерам, неограниченное количество почтовых ящиков (учетных записей), самообучающаяся система фильтрации спама, защита от вирусов, безлимит на место для хранения писем.

Google, Яндекс, Битрикс24 — каждый по-своему практичен и удобен, наполнен решениями что будут ценны для любого бизнеса. Вопрос выбора индивидуален, и для полной уверенности стоит испробовать каждый из них в действии. Обратите внимание на опции которые предлагают сервисы — в каждом есть отличия, что могут стать ключевыми во время выбора.

Как создать корпоративную почту Яндекс?

Яндекс — один из самых популярных сервисов на просторах СНГ благодаря которому возможно сделать корпоративную почту. У него есть несколько преимуществ среди которых: бесплатное создание 1000 корпоративных почтовых ящиков, онлайн-хранилище для файлов, возможность работы с нескольких аккаунтов одновременно.

Если Вы выбрали Яндекс в качестве основной площадки для почты бренда, то теперь нужно пройти несколько этапов:

  • Подключение домена. В учетной пользовательской записи “Яндекс.Почта” отыщите параметр подключения домена. Введите название домена предприятия в соответствующем свободном окне, а затем кнопку «Подключить».
  • Удостоверение домена. Для заверения выберите любой подходящий способ: используя DNS-зaпись, HTML-файл либо META-тег.
  • Создание MX-записи. Отыщите в интерфейсе Yandex раздел “Профиль организации”. Найдите «Управление DNS», затем оттуда перенесите MX-заметку. В настройках DNS создайте отдельную MX-запись и разместите в доступном окне текст, что был скопирован раньше.
  • Создание SPF-записи. В панели управления доменом разместите TXT-файл со следующим текстом: v=spf1 include:_spf.yandex.net~all.
  • Работа над DKIM-подписью. В пользовательском интерфейсе ищите раздел “Почта”, выбирайте вкладку “DKIM-подписи”, создайте необходимую новую “подпись” и скопируйте указанный текст. Создайте новый текстовый файл в панели управления DNS вашего домена, и загрузите скопированную подпись.

Записи обновляться, и письма будут надходить уже с новой подписью DKIM на протяжении 3-х суток.

Как создать корпоративную почту Google?

Почтовый сервис для корпоративного пользования от компании Google — это один из самых популярных вариантов. У него несколько преимуществ таких как удобная мобильная версия, отслеживание местонахождения, запрос пароля для изменения данных, офлайн работа с письмами, возможность создания групп, подключение двух факторной аутентификации. Стоит учитывать, что сервис платный, но можно протестировать функционал на протяжении 14 дней бесплатного периода.
Создание и настройка корпоративных почтовых ящиков — процесс не сложный и состоит из нескольких шагов:

  1. В первую очередь выберите свой регион, введите количество сотрудников и название бренда

2) Введите свои контактные данные в соответствующие поля, а также свой актуальный адрес почтового ящика Gmail.

3) Пропишите название домена, создайте надежный пароль и подберите выгодный план подписки.

4) Для верификации домена в Google Suite ознакомьтесь с инструкцией, выполните несколько действий и выберите пункт “Подтвердить право собственности на домен”.

5) Добавьте SPF-запись с файлом формата TXT в котором разместите такой текст: v=spf1 include:_spf.google.com ~all.

6) В консоли управления отыщите пункт “Аутентификация электронной почты”, и создайте запись в которой сгенерируется ключ. Скопируйте ключ в файл ТХТ, а потом разместите в DNS-панели.

Процесс аутентификации может занять некоторое время, приблизительно 48 часов.

Удобство отправки писем через Битрикс

пошта бітрікс24
Работа с почтой внутри CRM системы — это отличный вариант для больших и маленьких компаний, коммуникация в которых осуществляется с помощью e-mail. Команда Аутсорсинг Тим работает с системой Битрикс, ведь есть несколько плюсов, которые делают работу с этим почтовым сервисом максимально удобной.

  • Нет необходимости в создании огромного количества почтовых ящиков.
  • Есть возможность автоматической регулировки потоков входящих писем в соответствии с получателем;
  • Возможность закрепить клиента за конкретным менеджером, исполнителем, компанией.
  • Все письма размещены и отсортированы внутри CRM-системы и подконтрольны ей.
  • Автоматическая фильтрация входящих сообщений, надежный фильтр от спама.

Вывод

Каждый из почтовых сервисов, который доступен для создания корпоративных ящиков имеет как множество плюсов, так и явные недостатки. Выбор должен быть хорошо обдуманным, с учетом специфики работы в вашей компании, а также стоит протестировать удобство функционала и наличие необходимых инструментов.

Если у Вас возникла необходимость создания и настройки корпоративных электронных ящиков — команда Outsourcing Team с радостью поможет осуществить Ваши планы в реальность.

0

комментариев

Добавить комментарий

Получай новости первым

Спасибо! Ваше сообщение отправлено.