Как провести совещание эффективно

Менеджмент 
Час читання: 5 хв, 23 сек
Как провести совещание эффективно

Наради — це один з популярних та напрочуд ефективних інструментів управління в компаніях та підприємствах різних рівнів. Та все ж не кожен керівник компанії чи відділу має чітке розуміння та досвід у проведенні нарад.

Внаслідок цього, наради не призводять до бажаних результатів та часто створюють лише видимість ефективного проведення часу. Тому ми вирішили поділитись інформацією, що точно стане у пригоді керівникам та менеджерам різних рангів та спеціалізацій.

Види нарад

Найчастіше наради розділяють за видом на планові та позапланові. Під час проведення планових нарад — обговорюються поточні питання роботи. Графік проведення складають працівники та керівники компанії. Інтервал також може бути довільним: короткі щоденні “п’ятихвилинки”, щотижневе обговорення проектів, щомісячні збори директорів — все залежить від вас.

Також виникають ситуації, які вимагають швидкого колегіального рішення. У таких випадках збираються позапланові наради для оперативного вирішення певних завдань. Керівники та менеджери можуть проводити колективні позапланові збори у будь-який час.

Підготовка до наради

Важливе значення має підготовка до проведення робочої наради, адже завдяки заздалегідь пропрацьованому плану дій — можна ефективно використати час.

  • Чіткий план. Не збитись та не заплутатись у важливих питаннях, які потрібно обговорити — допоможе чітка структура та детальний план.
  • Список співробітників. Залежно від тематики та завдань — варто скласти список відповідальних осіб. Не потрібно залучати бухгалтера або інших працівників до обговорення особливостей дизайну проекту. Таким чином ви зекономите час своєї команди та ефективно підійдете до розв’язання проблем.
  • Визначений таймінг. Оптимальний час для проведення наради — від 30 хвилин до однієї години. Такий часовий відрізок дозволяє охопити всі робочі питання, обговорення, пошук рішення та можливість висловитися кожному з команди.
  • Висновки попередньої наради. Починати також можна з короткого огляду завдань, які обговорювались на попередній нараді. Цілком можливо, що залишились не вирішені проблеми або додаткові запитання.
  • Визначте структуру зборів. Усі важливі та пріоритетні завдання варто ставити на початок наради, а другорядні — обговорюйте ближче до завершення.
  • Підготуйте документи. Заздалегідь роздрукуйте та підготуйте матеріали для усіх працівників, що будуть присутні на зборах. Не відкладайте все на останній момент, щоб уникнути форс-мажорних ситуацій.

Методи проведення ефективної наради

Існує кілька стратегій, що можуть стати у пригоді при проведенні різнопланових зустрічей. Кожен з методів точно допоможе у найкоротші терміни вирішити ту чи іншу задачу.

  • Обмін думками. Кожен з працівників висловлює свою позицію та пропонує вирішення конкретного завдання. На основі отриманих думок колектив може сформувати єдине правильне рішення та цілісну картину проекту. Часто такий метод використовують для пошуку оптимального рішення, яке б задовільнило усіх учасників дискусії.
  • Доповідь. Один учасник виступає з доповіддю на певну тему. Важливо, щоб звіт або презентація займали не більше, як сім хвилин. Адже, це саме той час, протягом якого в середньому здатні утримувати свою увагу слухачі.
  • Обговорення. Будь-який з учасників може взяти слово та розпочати дискусію, але не обов’язково, щоб усі брали в ній участь. Цей метод корисний, коли проблема вже обговорювалася, і всі мали можливість виступити, однак ще залишилися спірні моменти та питання досі не вирішене.
  • Мозковий штурм. Учасники в хаотичному порядку придумують відповіді на конкретне запитання або для певної проблеми. Основне завдання методу — генерація якнайбільшої кількості ідей. Згодом з усього різноманіття можна вибрати ті рішення, які найбільше підходять. Метод особливий тим, що дозволяє вийти за рамки шаблонів. Він дозволяє використовувати ресурс групи і знайти творчі рішення складних завдань.
Рекомендуем
Як збирати відгуки у співробітників про компанію
Більше

Основні етапи наради

Загалом, хід будь-якого заходу чи колективного процесу можна розділити на чотири етапи — підготовку, початок, основну частину та завершення. Про підготовку до наради ми детально розповідали вище, а зараз пропонуємо ознайомитись з подальшими етапами. Нараду варто проводити у такому порядку:

  • Оголошення порядку. Спочатку перерахуйте список питань що будуть розглядатись на нараді. Це варто зробити дуже коротко — подробиці почнуться під час обговорення самих питань.
  • Результати попередніх зборів. Які завдання ставилися, як йде процес їх виконання, які виникають труднощі.
  • Початок обговорення. Від важливих і термінових завдань, поступово переходьте до простіших. За необхідності, проведіть мозковий штурм або обмін думками.
  • Час запитань. Вислухайте та надайте відповіді на запитання присутніх. Іноді для працівників нарада — це єдиний момент, коли вони можуть отримати відповідь на нагальні питання від керівника.
  • Завершення зборів. Наприкінці, як ми вже говорили, можна виділити час на питання, що не стосуються напряму бізнесу: життя поза офісом, корпоративи, святкування, тімбілдінги співробітників і так далі.

Висновки наради

Після успішного проведення зборів — варто закріпити результати та сформувати висновки наради. Завдяки такому “документу” працівники зможуть пригадати важливі питання, що обговорювались на кожному з етапів зборів. Секретар або ж помічник обов’язково повинен відобразити у протоколі:

  • Дату та місце проведення. З першого погляду на документ, має бути зрозуміло, коли саме проводились збори, часові рамки завдань та дедлайни проектів.
  • Список завдань. Усі призначені доручення мають бути чітко та однозначно сформульовані. Варто пам’ятати, що вказівка, яка може бути зрозуміла неправильно — точно буде сприйнята не так, як потрібно.
  • Перелік відповідальних осіб. Створіть перелік у вигляді зручної таблички. Навпроти прізвищ або назв відділів — вкажіть завдання обов’язкові до виконання.
  • Терміни виконання завдань. У тій же таблиці вкажіть навпроти прізвища працівника дату, коли завдання має бути виконане. Варто вказувати термін, що передбачатиме додатковий час для усунення форс-мажорів або доопрацювань.
  • Підписи учасників. В кінці протоколу (висновків наради) — зберіть підписи присутніх працівників, що стануть гарантією того, що всі ознайомлені з завданнями та документом.

Лайфхаки для підвищення ефективності

Наша команда Outsourcing Team досить часто проводить наради та термінові збори, тому ми вирішили поділитись ефективними лайфхаками з вами.

  • Щоб зайвий раз не відволікатися — для ведення протоколу запросіть помічника або секретаря.
  • Одразу після закінчення наради напишіть висновки в спільному чаті та поставте завдання із дедлайнами відповідальним особам. (Ми для цього використовуємо Bitrix24).
  • Не пускайте виконання доручень на самоплив, час від часу проконтролюйте, як виконуються завдання і чи не виникли труднощі.
  • Починайте збори тільки тоді, коли люди розслаблені. В атмосфері загального збудження і напруженості — ви не досягнете продуктивності.
  • Остерігайтеся розтягувати наради до нескінченності. Тривалі збори — пряма загроза продуктивності та працездатності персоналу. Знаючи, що час обмежений, люди краще концентруються і зосереджують свою увагу.
  • Жодних смартфонів та дзвінків, лептопів та електронної пошти. Не відволікайте колег від робочого процесу, адже так ви висловлюєте своє зневажливе ставлення до них.

Висновок

У підсумку, варто зазначити, що без нарад та обговорень не можливий креативний та робочий процес будь-якого колективу. Ми вирішили також узагальнити правила, що були детально пояснені у даній статті. Отож, справді ефективну нараду можна провести, завдяки дотриманню таких елементарних правил:

  • Окресліть конкретну мету — навіщо ви проводите нараду. Обов’язково перевірте, чи дійсно ця мета може бути досягнута у такий спосіб.
  • Визначте основні прийоми проведення наради, за допомогою яких ви досягнете мети.
  • Встановіть часові рамки зустрічі та дотримуйтесь їх.
  • Обов’язково виділіть час для запитань та відповідей усіх учасників.
  • Встановіть ліміти на час виступу для всіх учасників, який би не перевищував 7 хвилин.

 

Залишити коментар

Отримуй новини першим

Дякуємо! Ваше повідомлення надіслано.