Як організувати робочий процес в умовах карантину — наші поради

Менеджмент 
Час читання: 6 хв, 34 сек
Як організувати робочий процес в умовах карантину — наші поради

11 березня Всесвітня Організація Охорони здоров’я оголосила пандемію у зв’язку з поширенням вірусу COVID-19. Поки що невідомо, скільки ще він буде активний, але ясно одне — потрібно навчитися повноцінно жити і продуктивно працювати в умовах цієї кризи.

Щоб зберегти своє здоров’я, потрібно дотримуватися простих правил:

  • часто мити руки протягом мінімум 40-ка секунд;
  • уникати контактів з людьми, або хоча б тримати дистанцію в 1 метр;
  • кожні 15 хвилин пити рідину;
  • без необхідності не виходити з дому;
  • не чіпати обличчя руками;
  • звертатися до лікаря тільки при наявності симптомів коронавірусу: біль в горлі, кашель, висока температура, важкість дихання.

І найголовніше — не піддаватися паніці та довіряти тільки офіційним джерелам інформації. 

Як налагодити віддалену роботу в умовах карантину. Поради від Outsourcing Team

Щоб убезпечити жителів країни, уряд України оголосив тритижневий карантин. Крім закриття навчальних закладів та кордонів, були введені такі запобіжні заходи, що стосуються бізнесу:

  • закрити всі установи, окрім продовольчих магазинів, аптек, заправок і поштових відділень;
  • скасувати всі заходи — концерти, мітинги, конференції і так далі;
  • обмежити роботу міжміського транспорту;
  • перевести співробітників на віддалену роботу;
  • проводити співбесіди і бізнес-зустрічі по скайпу;

скасувати всі бізнес-поїздки не тільки за кордон, а й всередині країни.

Це сильний ляпас тим, хто ще не перевів свій бізнес в онлайн режим і не налагодив віддалену роботу для співробітників. Адже поки що невідомо, як буде розвиватися вірус і чи останні це обмеження.

У зв’язку з цим, з 17.03. 2020 діджитал агентство Аутсорсинг Тім переходить на віддалену роботу. Всі співробітники працюють дома в звичайному режимі без шкоди для компанії і клієнтів. Ми підготували кілька порад, завдяки яким нам вдалося зберегти ефективність і продуктивність наших фахівців на період карантину. Крім цього, у нас є Телеграм-група с обговоренням, та Ютуб-канал, де наш шеф ділиться корисною інформацією та порадами про те, як вести бізнес в умовах карантину.



Що потрібно зробити керівнику перед тим, як переводити співробітників на роботу вдома:

  1. Поговорити з підлеглими. В умовах вірусу краще зробити це в онлайн режимі, щоб уникати контактів з людьми. Обговоріть основні моменти:
    • чому потрібно перейти на віддалену роботу,
    • вкажіть хоча б приблизні терміни закінчення карантину,
    • підбадьорте працівників, скажіть що це не криза для компанії, а навпаки — нові можливості для росту, пошуку нових клієнтів і виходу на нові бізнес майданчики;
    • карантин — це чудовий час для навчання і читання професійної літератури;
    • підкресліть, що кожен член команди повинен працювати в звичайному режимі і навіть краще, мотивуйте їх: потрібно більше викладатися і показати всі свої вміння та здібності.
  2. Опитати співробітників, чи є у них всі необхідні інструменти для роботи вдома: комп’ютер, безперебійний інтернет, необхідне програмне забезпечення, робочий телефон, при необхідності і так далі. Потрібно створити максимально комфортні умови для продуктивної роботи.
  3. Налагодити бізнес-комунікацію. Багато сучасних компаній спілкуються за допомогою CRM-систем, які дуже зручні для ведення клієнтів. З плюсів застосунку також варто зазначити, що всі співробітники можуть планувати робочий день за допомогою календаря, ставити один одному завдання, створювати групи і бачити хто онлайн.
  4. Встановити тайм трекер. З його допомогою ви зможете моніторити робочий час співробітників і оцінювати його ефективність. Програма створює звіт по роботі працівника. Всі сайти та додатки, які відкриває фахівець протягом дня програма ділить на ефективні, нейтральні та неефективні.
  5. Для підтримки зв’язку з клієнтами можете використовувати Google Hangouts. За допомогою цієї програми зручно проводити онлайн-зустрічі з клієнтами та колегами.

Що потрібно зробити співробітнику, перш ніж переходити на роботу вдома:

  1. Перевірити справність ноутбука і інших пристроїв, необхідних для роботи: підключення до інтернету, робочий телефон і так далі. Ви повинні бути завжди на зв’язку і швидко відповідати на повідомлення і дзвінки.
  2. Встановити всі потрібні програми, перевірити їх перед початком робочого дня.
  3. Облаштувати робоче місце: прибрати все, що може відволікати: книги, журнали, кота, суп і так далі.
  4. Налаштувати роботу з клієнтами. Повідомте, що ви працюєте віддалено, але це ніяк не вплине на результат вашої співпраці.
  5. Вибрати один або кілька курсів для вивчення. Це може бути що завгодно: навчання навичкам сліпого друку, курс з копірайтингу або економіка для чайників. Головне — провести час з користю.
  6. Переодягнутися перед початком робочого дня. Це допоможе налаштуватися на роботу. Піжаму і халат прибережіть для вечірнього перегляду новин.

І пам’ятайте, що карантин — це вимушений запобіжний захід, щоб зупинити розповсюдження інфекції. Працювати вдома і при цьому щодня виходити гуляти містом — все одно що гасити пожежу бензином. 

Про плюси та мінуси видаленої роботи

Навіть до навали пандемії, все більше людей, шукаючи роботу на сайтах, звертають увагу на позначку “віддалено” біля опису вакансії. Можливість заробляти не виходячи з дому або ж в подорожі стає все більш привабливою для сучасних людей, які хочуть побачити світ, пожити в різних містах і просто більше часу для себе, маючи при цьому стабільний заробіток.

Першими працювати поза офісом почали американці, а вже після них ця тенденція поширилася по всьому світу. У минулому році американська компанія International Workplace Group, яка надає послуги коворкінгу і займається облаштуванням офісів, провела опитування стосовно віддаленої роботи. І ось що вони з’ясували:

  • 74% респондентів вважають віддалену роботу новою нормою;
  • 80% людей воліли б працевлаштування з гнучким графіком, яке не передбачає сидіння в офісі;
  • 53% людей сказали, що вибираючи між роботою в офісі престижної компанії і роботою поза офісом в менш крутій фірмі вони б вибрали другий варіант.

Враховуючи ці тенденції, все більше компаній почали пропонувати своїм співробітникам працювати віддалено хоча б пару днів в тиждень.

Переваги роботи дома

Звичайно, займатися робочими справами поза офісом набагато приємніше і цікавіше. Ось кілька причин, чому це так:

  1. Не потрібно витрачати час і кошти, щоб добиратися на роботу. Переживання встигнути на автобус, купа людей в метро і в маршрутці — тільки додатковий стрес, який заважає продуктивності.
  2. З’являється більше часу і можливостей навчитися чомусь новому. Наприклад, ресурс Coursera пропонує багато безкоштовних і платних курсів на різні тематики.
  3. Відсутність дрес-коду. Працюйте в піжамі, шортах, улюбленій розтягнутій футболці — обмежень немає.
  4. Можливість приділяти більше уваги собі та близьким.
  5. Економія для співробітників і для керівників. Перші не витрачають гроші на обіди і транспорт, а другі на покупку офісного паперу, кави та інших важливих товарів.
  6. Працюючи вдома, ви не відволікайтесь на порожні розмови і можете зосередитися виключно на завданнях.
  7. Можна робити невеликі перерви і танцювати, розминатися, приготувати чай або каву, десять хвилин мовчки дивитися у вікно і ніхто вас за це не засудить.

Це всього кілька переваг роботи поза офісом. Але насправді все дуже індивідуально і кожен може виділити більше або менше плюсів для себе.

Недоліки роботи дома

Звичайно ж, такий тип роботи підходить не всім. Є люди, котрим важко налаштувати системну роботу в поодинці. Вони потребують керівника і зборах щоб тримати себе в тонусі і все встигати. Крім цього, є ще кілька мінусів віддаленої роботи:

  1. Брак спілкування негативно впливає на психологічний стан людини. В офісі ця потреба завжди реалізується. Тим більше, в процесі спілкування з колегами часто народжуються нові ідеї та проєкти.
  2. Керівники стикаються з проблемою моніторингу ефективності роботи. Не можна перевірити, чим займається людина протягом всього дня.
  3. Прокрастинація. Найбільший ворог сучасних працівників: коли потрібно максимально зосередитися на завданні, але й пил сам себе не витре, і прання закинути потрібно, а книги розкласти в алфавітному порядку коли, як не зараз? Людина не завжди може запрограмувати себе на продуктивну роботу і не відволікатися на дрібниці.
  4. Небезпечно для офісу. Якщо всі підуть працювати віддалено, не буде кому стежити за офісом, це може бути небезпечно.

Чи ефективніша робота вдома, ніж в офісі — спірне питання. Проте, згідно з дослідженням Стенфордського університету, люди на віддаленій роботі більш продуктивні та працюють довше регламентованого часу. Але навіть попри очевидні плюси такої зайнятості, робота в офісі корисна хоча б тим, що вона створює атмосферу успіху і спільної мети, коли кожен співробітник знає, що є важливою частиною компанії. Створити такі умови для роботи на період карантину дуже непросто, але можливо. Ми сподіваємося, що у вас все вийде.

Залишити відповідь

Отримуй новини першим

Дякуємо! Ваше повідомлення надіслано.