Інструменти для віддаленої роботи під час карантину

Карантин — це не привід зупиняти роботу. А можливість вивчити та випробувати щось нове і незвичне для нас у повсякденному житті.

В зв’язку із розповсюдженням коронавірусу у світі, велика кількість компаній, з різних країн, перевели співробітників на віддалений спосіб роботи. “Outsourcing Team” — не виняток. Від самого початку карантину керівництво компанії прийняло рішення щодо дистанційного графіку роботи. Для нас працювати з дому, в принципі, це теж саме, що й з офісу, тільки без трати часу на дорогу до роботи. До того ж, інтернет дає багато можливостей — навіть проведення онлайн-нарад з великою кількістю учасників.

Нам завжди потрібно бути на зв’язку з колегами, тому завданням №1 було вибрати найоптимальніший інструмент для роботи віддалено, який буде найкориснішим та найзручнішим у користуванні.

Протягом першого тижня карантину, ми протестили 3 застосунки для відеоспілкування:

1. Skype

Це безкоштовне програмне забезпечення, яке надає голосовий зв’язок через Інтернет між комп’ютерами. Також на платній основі можливі дзвінки на мобільні телефони. Чудовою характеристикою є можливість створити відеоконференцію з кількістю учасників — до 25 користувачів. Проте, якість відео тоді буде не найкраща і постійно підвисатиме. Тому такий варіант більше підходить для дружнього спілкування між двома користувачами, ніж для серйозної спільної роботи.

2. Google Hangouts

Це програмне забезпечення для миттєвого обміну повідомленнями та відеоконференцій. Основною особливістю є відеозв’язок з якістю відео HD. Для цього потрібне лише підключення до високошвидкісного інтернету. Також обов’язково треба мати аккаунт в Google, щоби користуватися сервісом. Завдяки цьому, Hangouts з’єднаний з Google-календарем, тому користувачі можуть планувати відеоконференції за допомогою календаря, адже до них можна приєднатися через посилання або напряму з нагадування. В безкоштовній версії одночасно на відеозустрічі може бути лише 10 учасників.

3. Zoom

Це сервіс для проведення відеозв’язку та відеоконференцій в HD якості та можливістю їх планування через Gmail.

Основною перевагою програми є те, що Zoom в принципі зорієнтований на відносно великі зустрічі, що чудово підходить для організацій, в яких практикується віддалена робота через відеозв’язок. Тут можна створювати чати, обмінюватися файлами, записувати конференцію, демонструвати екран.

Для кращого порівняння, основні характеристики наведені в таблиці:

Протестувавши всі три програми, методом колективного голосування, одноголосно було обрано Zoom.

Для нашої компанії це виявився найкорисніший та найзручніший додаток. І навіть останню загальну нараду ми проводили тут:

Чому саме Zoom?

До особливостей у його використанні слід віднести наступне:

• використовувати свої екрани можуть декілька користувачів одночасно, що є дуже зручним під час відеонарад, наприклад;
• є функція “підняття руки”, що зручно під час нарад з великою кількістю учасників;
• наскрізне шифрування усіх конференцій, захист паролем;
• запис конференції та можливе збереження на локальному диску чи на хмарі;
• підтримка планування чи запуску конференції через Gmail;
• можливість створення чатів у групах, обмін файлами, пошук по історії;
• готовність до відеозв’язку завдяки такому інструменту як “Віртуальний фон”. Для цього потрібно зайти в налаштування, як зображено на рисунку:

1. Потім вибрати розділ “Виртуальный фон”:
2. І вже безпосередньо в цьому меню вибрати фон, який вам симпатизує:
3. Також є можливість завантажити свій фон:
4. Таким чином, ми можемо додати будь-яку картинку з комп’ютера.

Ще однією перевагою являється те, що при використанні мобільними пристроями, ви не побачите ніякої різниці — усі можливості даного додатку залишаються доступними. Навіть є спеціальний безпечний режим під час користування транспортним засобом.

Для кращої ефективності роботи у віддаленому режимі потрібно дотримуватися простих, але таких потрібних правил етикету :

• Вмикайте відео. Перш за все, це мотивує мати охайний вигляд, а також дозволяє вашим співрозмовникам розібратися хто що говорить.
• Вимикайте звук, коли не розмовляєте. Це допомагає уникнути лишніх звуків та сконцентрувати увагу на тому, хто говорить в даний момент.
• Не перебивайте. Не можливо зрозуміти про що йде мова, коли перебивають один одного, особливо під час відеоконференції.
• Піднімайте руку, якщо хочете щось сказати. Це дозволить зберегти перебіг розмови у спокійному руслі, без перебивання.
• Закрийте все зайве. Якщо ви демонструєте свій екран, то всім учасникам конференції зовсім не потрібно бачити ваші вкладки, які відкриті.
• Сміливо змінюйте фон. Це не вплине на якісь зустрічі, але чудово може освіжити обстановку.

Світ стрімко змінюється і ми разом з ним. В наш час дуже важливо переходити на мобільний спосіб життя та швидко підлаштовуватися. Завдяки таким сервісам, ми з легкістю можемо це реалізувати.

Якщо вам цікаві інші методи, які ми використовуємо для віддаленої роботи, то можете ознайомитися з ними в нашій статті Як організувати робочий процес в умовах карантину.