Содержание
Як створити корпоративну пошту
Поштові сервіси значно спрощують спілкування всередині компанії, а також комунікацію з клієнтами та партнерами. Але, те що відмінно підходить для особистого користування — не завжди зручно для бізнесу. Все частіше відбувається поділ особистої та корпоративної пошти.
Як створити корпоративну пошту? Які можливості вона відкриває? Все досить просто, адже пошта на домені компанії — це безпечно і зручно. Доступ до даних обмежений, навіть якщо співробітник більше не буде працювати в штаті — всі дані залишаються всередині компанії та не будуть використані в особистих цілях.
Що таке корпоративна пошта?
Корпоративна пошта — це унікальна електронна адреса, з допомогою якої можна відправляти та приймати повідомлення, обмінюватися файлами. Ящик має відмінність у вигляді назви Вашої компанії в форматі: hello@outsourcingteam.com
Створюється така група електронних скриньок на базі платформ Яндекс, Бітрікс24 або Google. Зовнішній вигляд і функціонал цілком звичний, всім знайомий і зручний інтерфейс. За необхідності e-mail також підключають до CRM системі або особистим кабінетах, хмарним системам зберігання документів і до іншого.
Переваги корпоративної пошти для домену
Рішення створити корпоративну пошту на своєму домені цілком актуально для підприємств в яких ведеться e-mail розсилка для менеджерів, персоналу відправляються інструкції або важливі повідомлення. Є ще кілька причин, чому такий спосіб один з кращих:
Підвищення рівня впізнаваності. Назва компанії або бренду практично завжди включається в доменне ім’я, тому коли клієнти або партнери отримують лист, розсилку — впізнаваність підвищується.
Збільшення лояльності партнерів і клієнтів. Яким листам Ви більше довіряєте? Відправленим зі звичайного поштового сервісу, який доступний всім категоріям населення або з корпоративної пошти, що містить назву бренду? У тому випадку коли лист відправляється від імені бренду — одержувач відразу розуміє, що відправник є співробітником підприємства і йому можна довіряти.
Практично немає шансів потрапити в “Спам”. Створити робочу пошту на корпоративному домені варто ще з однієї причини — технології цифрового підпису DKIM і SPF. Завдяки цим методам e-mail аутентифікації можливість доставки листа в “Вхідні” у кілька разів більша, ніж у тих повідомлень, які відправлені зі звичайних поштових сервісів.
Конфіденційність і безпека. Створення та налагодження облікових записів для пошти передбачає додаткові вимоги до безпеки та контролю співробітників. Можливо створювати та змінювати паролі, надавати або обмежувати доступ і інші можливості.
Можливість підбирати адресу. Це одна з крутих опцій, що відкривається якщо Ви вирішили завести корпоративну пошту. Підключивши пошту до свого домену можна підібрати коротку і красиву назву. Погодьтеся, набагато крутіше виглядає адреса seo@outsourcingteam.com, ніж seo-outsourcingteam@gmail.com. Для кожного з менеджерів можна створити індивідуальну адресу, яку буде легко запам’ятати та дізнатися.
Без обмежень кількості співробітників. Компанії швидко розвиваються і відповідно зростає штат співробітників. На відміну від інших поштових сервісів, на власному домені Ви зможете створити необмежену кількість поштових скриньок зі зручними адресами для кожного зі співробітників.
Поділ робочих і особистих листів. Якщо ваш поштовий ящик переповнений особистими та робочими листами — легко втратити важливий файл або лист від керівника. Окрема робоча пошта — це хороший спосіб нічого не втратити, впорядкувати листи в залежності від важливості та терміновості.
Простота контролю. Керівник або HR компанії може мати доступ до всіх корпоративних електронних скриньок співробітників, що дозволить контролювати оперативність реагування на запити, виконання інструкцій та динаміку роботи. За необхідності надається або обмежується доступ нових або звільнених співробітників.
Який поштовий сервіс вибрати?
Що таке корпоративна електронна пошта? Ефективний інструмент, який складно замінити навіть у вік месенджерів та інших рішень. Цей метод комунікації максимально ефективний і під час ведення ділового листування, для розсилок та обміну файлами. Але який поштовий сервіс вибрати?
- Google: практична екосистема, інтеграція з безліччю сервісів, можливість підключення плагінів, режим роботи офлайн, високий рівень безпеки, зручний хмарний сервіс для зберігання файлів, але платний тариф для корпоративної роботи.
- Яндекс: зрозумілий і простий інтерфейс, до 1000 ящиків на Вашому домені без оплати, захист від спаму, додаток для мобільних пристроїв, зручний файлообмінник, 10Гб пам’яті для листів з можливістю розширення, зручне сортування і перегляд з вкладених документів.
- Бітрікс: всі листи в CRM-системі (ліди, контакти, компанії), розподіл вхідних листів відповідальним менеджерам, необмежену кількість поштових скриньок (облікових записів), самонавчається фільтрації спаму, захист від вірусів, безліміт на місце для зберігання листів.
Google, Яндекс, Бітрікс — кожен по-своєму практичний і зручний, наповнений рішеннями що будуть цінні для будь-якого бізнесу. Питання вибору індивідуальне, і для повної впевненості варто випробувати кожен з них в дії. Зверніть увагу на опції які пропонують сервіси — в кожному є відмінності, що можуть стати ключовими під час вибору.
Як створити корпоративну пошту Яндекс?
Яндекс — один з найпопулярніших сервісів на просторах СНД завдяки якому можливо зробити корпоративну пошту. У нього є кілька переваг серед яких: безкоштовне створення 1000 корпоративних поштових скриньок, онлайн-сховище для файлів, можливість роботи з декількох акаунтів одночасно.
Якщо Ви вибрали Яндекс як основний майданчик для пошти бренду, то тепер потрібно пройти кілька етапів:
- Підключення домену. В обліковому записі “Яндекс.Пошта” відшукайте параметр підключення домену. Введіть доменне ім’я підприємства у відповідному вільному вікні, а потім кнопку «Підключити».
- Посвідчення домену. Для запевнення виберіть будь-який відповідний спосіб: використовуючи DNS-зaпис, HTML-файл або META-тег.
- Створення MX-запису. Пошукайте в інтерфейсі Yandex розділ “Профіль організації”. Знайдіть “Управління DNS”, потім звідти перенесіть MX-замітку. В налаштуваннях DNS створіть окремий MX-запис і розмістіть в доступному вікні текст, що був скопійований раніше.
- Створення SPF-запису. В панелі управління доменом розмістіть TXT-файл з наступним текстом: v=spf1 include: _spf.yandex.net ~ all.
- Робота над DKIM-підписом. В інтерфейсі шукайте розділ “Пошта”, вибирайте вкладку “DKIM-підпису”, створіть необхідний новий “підпис” і скопіюйте вказаний текст. Створіть новий текстовий файл в панелі управління DNS вашого домену, і завантажте скопійований підпис.
Записи оновляться і листи будуть надходити вже з новим підписом DKIM протягом 3-х діб.
Як створити корпоративну пошту Google?
Поштовий сервіс для корпоративного користування від компанії Google — це один з найпопулярніших варіантів. У нього кілька переваг таких як зручна мобільна версія, відстеження місцеперебування, запит пароля для зміни даних, офлайн робота з листами, можливість створення груп, підключення двох факторної аутентифікації. Варто враховувати, що сервіс платний, але можна протестувати функціонал протягом 14 днів безкоштовного періоду.
Створення та налагодження корпоративних поштових скриньок — процес не складний і складається з декількох кроків:
1) В першу чергу виберіть свій регіон, введіть кількість співробітників і назва бренду.
2) Введіть свої контактні дані у відповідні поля, а також свою актуальну адресу поштової скриньки Gmail.
3) Пропишіть назву домену, створіть надійний пароль і підберіть вигідний план підписки.
4) Для верифікації домену в Google Suite ознайомтеся з інструкцією, виконайте кілька дій і виберіть пункт “Підтвердити право власності на домен”.
5) Додайте SPF-запис з файлом формату TXT в якому розмістіть такий текст: v = spf1 include: _spf.google.com ~ all.
6) В консолі управління знайдете пункт “Аутентифікація електронної пошти”, і створіть запис в якій згенерує ключ. Скопіюйте ключ у файл ТХТ, а потім розмістіть в DNS-панелі.
Процес аутентифікації може зайняти деякий час, приблизно 48 годин.
Зручність відправки листів через Бітрікс
Робота з поштою всередині CRM системи — це відмінний варіант для великих і маленьких компаній, комунікація в яких здійснюється за допомогою e-mail. Команда Аутсорсинг Тім працює з системою Бітрікс, адже є кілька плюсів, які роблять роботу з цим поштовим сервісом максимально зручною.
- Нема потреби в створенні величезної кількості поштових скриньок.
- Є можливість автоматичного регулювання потоків вхідних листів відповідно до одержувача;
- Можливість закріпити клієнта за конкретним менеджером, виконавцем, компанією.
- Всі листи розміщені та відсортовані всередині CRM-системи й підконтрольні їй.
- Автоматична фільтрація вхідних повідомлень, надійний фільтр від спаму.
Висновок
Кожен з поштових сервісів, який доступний для створення корпоративних ящиків має як безліч плюсів, так і явні недоліки. Вибір повинен бути добре обдуманим, з урахуванням специфіки роботи у вашій компанії, а також варто протестувати зручність функціоналу та наявність необхідних інструментів.
Якщо у Вас виникла необхідність створення і налаштування корпоративних електронних скриньок — команда Outsourcing Team з радістю допоможе здійснити Ваші плани в реальність.
коментарів