Проєкт – досягнення мети шляхом вирішення завдань та організації заходів. Ціль може бути різною: створення продукту, надання послуги, досягнення результату. Проєкт обмежений за ресурсами та часом. Він потребує управління протягом усього життєвого циклу.

Управління – балансування ресурсами задля досягнення поставленої мети найбільш вигідним способом. Планування виходить з ідеї у тому, що проєкт проходить послідовні етапи. Різні підходи виділяють від 3 до 5 фаз керування. Звід знань з управління проєктами зазначає, що кількість етапів індивідуальна і визначається командою.

Розглянемо організацію проєкту шляхом розподілу його на 5 фаз.

1. Фаза ініціації

Ініціація – момент зародження проєкту.

Фаза складається із двох частин:

1. Рішення про запуск

2. Підготовка до запуску

Проводяться техніко-економічні дослідження, результат яких покаже, на що розраховувати при запуску. Учасники приймають рішення щодо можливості реалізації завдань за допомогою ресурсів компанії.

На стадії ініціації відбувається:

Визначення цілей та завдань
Призначення керівника
Розробка статуту
Позначення учасників та зацікавлених осіб
Опис проєкту
Надання інформації заінтересованим сторонам. Зацікавлені особи: спонсори, замовники, менеджери.
Визначення очікуваного результату
Перелічені дії конкретизують інформацію про проєкт.

2. Фаза планування

Розробка загального плану управління з урахуванням інших планів.

Відбувається:

оцінка витрат часу проведення операцій
оцінка фінансових витрат на проведення робіт
вибір способів спілкування із зацікавленими сторонами
планування бюджету
визначення послідовності проведення робіт
опрацювання цілей, завдань
підготовка загального плану

Етап включає створення структурної декомпозиції робіт (Work Breakdown Structure). Це розбивка проєкту на частини за конкретною ознакою (функція, продукт, етап життєвого циклу).

Створюється діаграма Ганта – календарний план як стовпчастої діаграми, яку використовують із побудови графіка робіт.

Опрацьовується план управління ризиками, який включає:

Ідентифікацію та аналіз ризиків;
Підходи до зниження ризику;
Планування реакцію ризик.

3. Фаза виконання

Реалізація проєкту згідно з наміченим планом.
До етапу входить:
Організація взаємодії працівників
Забезпечення достатнього рівня якості роботи
Розвиток команди
Рух інформації між учасниками проєкту

4. Фаза моніторингу та управління

Паралельно з фазою виконання відбувається вимір прогресу проєкту:

1. Перевіряється відповідність виконаної роботи наміченому плану з ресурсів так ризиків.

2. Визначення ступеня відхилення тимчасових, матеріальних та кадрових ресурсів.

Моніторинг дозволяє швидко реагувати на відхилення від плану або відзначити відповідність плану. Головна мета – виправлення відхилень від плану під час виконання проєкту.

5. Фаза закриття

Останній етап життєвого циклу проєкту. Включає такі завдання:

надання продукту замовнику
звільнення ресурсів
винагорода членам команди
припинення роботи з підрядниками
підготовка звіту щодо виконання
аналіз проблем та помилок
підготовка висновків
проєкт дав результати та може бути завершений.

Планування та структурування проєкту не дає заплутатися у великій кількості завдань. При реалізації плану необхідно переходити до наступного етапу після завершення попереднього.

Розумне та послідовне виконання завдань є ключем до успішного проєкту.