МИ ПРАЦЮЄМО ДЛЯ УКРАЇНИ
Вхідні дані
Хід роботи
Ефективне управління клієнтами та внутрішніми процесами є критично важливим для компаній. Без централізованої системи для відстеження взаємодій, лідів, угод, а також управління завданнями та персоналом, бізнес стикається з проблемами неефективності та втрати даних. Наявні CRM-рішення часто дорогі та складні у налаштуванні.
Саме тому багато компаній шукають гнучкі та доступні альтернативи. Notion — це універсальний робочий простір, що поєднує бази даних, документи та календарі. Його модульність дозволяє створювати індивідуальні системи управління.
Перед нами, стояв виклик: існуючі розрізнені інструменти призводили до неефективності. Було вирішено розробити власну комплексну систему на базі Notion, яка б охоплювала функціонал CRM (управління клієнтами) та елементи HRM (управління персоналом, проєктами, задачами та фінансами). Метою було оптимізувати роботу з клієнтами та уніфікувати внутрішні операційні процеси, створивши єдине джерело інформації для всієї команди.
1. Головна сторінка CRM
Процес впровадження комплексної системи в Notion розпочався з формування централізованого хабу – Головної сторінки. Ця сторінка, стала точкою входу для користувачів і ключовим елементом інтеграції різнорідних функцій в єдину структуру.
Наша мета полягала не просто у створенні набору окремих баз даних, а в об’єднанні їх у логічно структуровану, легкодоступну систему. Головна сторінка виконує роль своєрідного “приладового щитка”, що надає швидкий доступ до основних модулів системи. Кожен модуль відповідає за певний аспект діяльності.
2. Управління інформацією про клієнтів: Розділ “Компанії”
Центральним елементом нашого CRM-модуля стала база даних “Компанії”. Вона слугує єдиним джерелом достовірної та систематизованої інформації про кожного клієнта. Впровадження цієї бази даних значно покращило доступність і узгодженість даних, які раніше були розрізненими.
Структура “Компаній” надає вичерпний огляд клієнта, включаючи ключові поля: Статус, Назва, Контакти (зв’язок з особами), Роботи по проєкту (інтеграція з проектами), Договір, наявність Відгуку чи Кейсу, Сайт та Внутрішній чат для комунікації.
Ця база дозволяє ефективно фільтрувати, сортувати та переглядати дані, наприклад, швидко перемикатися між активними та неактивними клієнтами. Таке централізоване сховище інформації покращило доступність даних та сприяло узгодженості дій усіх залучених команд.
3. Деталізація контактних даних: Розділ “Контакти”
Наступним кроком у створенні CRM-модуля стало впровадження окремої бази даних “Контакти”. Цей розділ є ключовим для зберігання та систематизації інформації про всіх контактних осіб, пов’язаних з клієнтами або проєктами, забезпечуючи швидкий доступ до їхніх даних.
База “Контакти” містить Ім’я контакту, його зв’язок з відповідною Компанією, Статус по компаніям, Телефон, Telegram та Посаду.
Функціонал фільтрації за статусом (наприклад, “Активні”) дозволяє ефективно керувати комунікаціями. Ця централізована та структурована база значно підвищує ефективність роботи з клієнтами, забезпечуючи легкий доступ до необхідної інформації.
4. Розділ “Перелік послуг”
Наступним важливим кроком у процесі впровадження стало створення централізованого розділу “Послуги перелік” в CRM-модулі. Ця база даних призначена для систематизації та відображення всіх послуг, які пропонує компанія. Її основна функція полягає у забезпеченні швидкого доступу менеджерів та співробітників до актуального каталогу послуг, їх цін, наповнення та етапності виконання.
Такий деталізований перелік дозволяє не тільки швидко орієнтуватися в пропозиціях компанії, але й ефективно формувати комерційні пропозиції та оцінювати проєкти, спираючись на чітко визначені параметри кожної послуги. Це забезпечує прозорість як для внутрішньої команди, так і для клієнтів.
5. Розділ “Договори”
Важливою частиною нашого CRM-модуля стало впровадження бази даних “Договори”. Цей розділ є централізованим сховищем для всіх договірних документів та пов’язаної з ними інформації, що забезпечує швидкий доступ до юридично значущих даних та їх систематизацію. Його основна функція – спростити управління договорами, моніторинг їх статусу та зв’язок з відповідними клієнтами та послугами.
Ця система дозволяє не тільки зберігати посилання на актуальні договори, але й швидко їх знаходити за різними параметрами, що є критично важливим для юридичної прозорості та ефективності ведення бізнесу. Впровадження централізованої бази договорів значно спростило процес управління документацією та підвищило оперативність доступу до неї.
6. Розділ “Брифи”
Для ефективного збору та обробки інформації від клієнтів було впроваджено базу даних “Брифи”. Цей розділ слугує централізованим сховищем для всіх брифів, заповнених клієнтами на різних етапах співпраці.
Основна функція цієї бази даних — забезпечити швидкий доступ до всієї необхідної інформації, наданої клієнтом, що дозволяє командам оперативно реагувати на запити, розуміти потреби клієнта та ефективно планувати роботу.
Завдяки такій структурі, вся інформація, надана клієнтами, зберігається в одному місці, що значно спрощує її пошук та обробку. Це, в свою чергу, підвищує швидкість реагування на запити клієнтів та покращує якість обслуговування.
7. Розділ “Спільний файл з клієнтом”
Для максимальної прозорості та ефективної комунікації з клієнтами впроваджено “Спільний файл з клієнтом”. Це індивідуальна сторінка Notion, доступна клієнту, де він може в реальному часі відстежувати прогрес свого проєкту.
Цей інструмент інтегрується з внутрішніми базами завдань та проєктів, надаючи клієнту огляд усіх завдань та їхніх статусів, а саме детальний перелік завдань з номером, описом, посиланням на файли, виконавцем, ціною, терміном та статусом. Це мінімізує запити, спрощує координацію та підвищує довіру, надаючи клієнту постійний доступ до важливої інформації про його проєкт.
8. Розділ “Задачі по проєкту”
Для ефективного управління виконанням робіт та внутрішньою координацією було впроваджено централізовану систему “Задачі по проєкту”. Цей розділ є основним інструментом для менеджерів та спеціалістів, забезпечуючи повний перелік усіх завдань, пов’язаних з конкретними проєктами. Його ключове призначення — чітке призначення обов’язків, відстеження прогресу та забезпечення своєчасного виконання робіт.
Система “Задачі по проєкту” надає всебічний огляд завантаженості та статусу завдань. Вона включає динамічні дашборди, такі як “Задачі, які виконати до кінця тижня” та “Задачі, які виконати до кінця місяця”, що дозволяють швидко оцінити найближчі пріоритети. Додатково, графік “Задачі по виконавцям” візуалізує розподіл навантаження та прогрес кожного спеціаліста, сприяючи балансуванню ресурсів.
Ця система завдань є внутрішнім інструментом, що забезпечує координацію та контроль між членами команди, на відміну від “Спільного файлу з клієнтом”, який призначений для зовнішнього використання. Впровадження цієї структури значно покращило планування, відстеження та завершення проєктів, підвищивши загальну продуктивність команди.
9. Керування оплатою робіт працівникам
Одним із ключових аспектів модуля стало впровадження системи керування оплатою робіт працівникам. Цей розділ Notion забезпечує прозорий та автоматизований облік виконаних завдань, їхньої вартості та статусу оплати, що є критично важливим для фінансової дисципліни та мотивації команди.
Система надає комплексний огляд за виконаними роботами та їхньою оплатою. Вона включає візуальні дашборди, що показують “Статуси задач”, загальну суму до оплати та вже оплачені суми. Це дозволяє керівництву швидко оцінювати фінансові зобов’язання перед співробітниками та контролювати бюджет. Завдання також групуються за статусами, що робить моніторинг ще зручнішим.
10. Інтеграція з ШІ помічником
Одним із ключових кроків у підвищенні ефективності комунікації та збереження інформації стало впровадження інтеграції Notion з зовнішнім ШІ-помічником. Цей інструмент дозволив автоматизувати процес документування онлайн-нарад, забезпечуючи, що жодна важлива деталь не буде втрачена.
Процес інтеграції працює наступним чином: під час проведення онлайн-наради ШІ-помічник здійснює фіксацію всього проговореного матеріалу. Після завершення наради, зібрані аудіодані обробляються штучним інтелектом, який трансформує їх у структурований текстовий формат. Цей готовий текст, що містить основні тези, рішення та домовленості, автоматично надсилається та зберігається в окремій базі даних Notion.
Основна функція цього рішення полягає у створенні централізованого, доступного та повністю задокументованого сховища для всіх обговорень. Це дозволяє команді швидко знаходити інформацію щодо попередніх нарад, перевіряти домовленості, відстежувати прийняті рішення та забезпечувати неперервність робочих процесів. Інтеграція з ШІ-помічником значно знизила часові витрати на ведення протоколів та мінімізувала ризик втрати важливої інформації, забезпечуючи високий рівень організації та ефективності.
Отриманий результат 
