МИ ПРАЦЮЄМО ДЛЯ УКРАЇНИ
Вводные данные:
Как внедрялась система и какие функции мы используем
Компания Outsourcing Team — золотой партнер CRM. Мы интегрируем систему для наших клиентов, поэтому прежде чем предлагать ее кому-то, испытали ее на себе. Наше главное требование — упорядочить все бизнес процессы и коммуникацию между сотрудниками. Вся информация, все рабочие чаты должны находиться в одном защищенном месте.
Функционал системы CRM отлично подходит под эти требования. В первую очередь мы разработали структуру нашей компании, четко распределив каждого сотрудника по отделам:
Как только на стажировку в нашу компанию приходит новый сотрудник, HR присылает ему на почту приглашение в CRM-систему и когда стажер регистрируется в системе, ему автоматически приходит задача в формате чек-листа с заданиями: заполнить рабочий профиль, ознакомиться с распоряжениями и так далее:
Правило нашей компании, которое легко реализовать в CRM: задача закрывается только после того, как сотрудник оставил комментарий о том, что он ознакомился с задачей, принял, выполнил и так далее.
Каждый сотрудник заполняет свой профиль своим фото, информацией о себе, должности, своих увлечениях, оставляет ссылки на аккаунты в соцсетях, чтобы коллеги имели возможность ближе познакомиться друг с другом. Здесь можно даже измерять уровень стресса, скачав приложение. Профиль нашего сотрудника в CRM выглядит так:
Регулярно работникам каждого отдела приходят соответствующие задачи, например, клиент-менеджерам автоматически каждую неделю приходят задачи заполнения отчетности по проектам. Все они имеют крайний строк, человека который следит за выполнением, ответственного за реализацию и того, кто задачу поставил. Это помогает контролировать работу менеджеров и качественно вести проекты. Кроме этого, есть возможность отслеживать время выполнения задания. Например, сотруднику приходит задача “Отредактировать статью”. Он нажимает “Отследить время” и “Начать”. А после того, как работа сделана, нажимает кнопку “Завершить” и видит сколько времени он потратил на выполнение задания. Это очень удобно, ведь не нужно использовать таймеров или других способов подсчета времени.
Обязательно каждый сотрудник ставит отметку начала и окончания рабочего дня в CRM:
В 18:00, когда сотрудник закрывает рабочий день, автоматически появляется форма, где он должен написать краткий отчет о проделанной работе за день, что не успел сделать и почему. Это отличный инструмент для контроля и повышения эффективности работников.
Для каждого проекта создается отдельный чат, в который добавляют руководителей компании и отдела, участников проекта. Чат имеет соответствующее название и логотип, чтобы сотрудники, которые состоят в нескольких группах, не терялись и быстро идентифицировали нужную. Это закрытая группа с конфиденциальной информацией, где можно написать сообщение, отметив отдельного человека, тогда этому сотруднику приходит оповещение о том, что его упомянули в группе и нужно ответить:
Следующий шаг — это настройка функционала CRM, тоесть те возможности, которые помогают управлять взаимоотношениями компании с клиентами. Есть две воронки продаж: лиды и контракты. Каждый отдел имеет свои воронки. Например в воронке СММ есть пункт “Создание страниц”, но в воронке разработки этого не будет. Это еще один плюс функционала CRM. Если компания состоит из определенного числа отделов, можно настроить для каждого из них отдельную воронку продаж, которую будет видеть только клиент-менеджер этого подразделения.
Мы настроены карточки для потенциальных клиентов (лидов), где каждый, кто каким-то образом реагировал на предложения от компании на сайте или в соцсетях, автоматически добавлялся в систему, благодаря открытым линиям. Это чат в CRM с клиентом. Теперь менеджеру не нужно переходить в админку сайта или на почту, чтобы вести диалог. Кроме этого, после того, как человек написал нам сообщение, например “Сколько будет стоить создание сайта?”, он автоматически попадает в воронку лидов где обрабатывается менеджером.
Карточка клиента включает в себя: имя и фамилию, дату рождения клиента или компании, контакт, компанию и откуда пришел клиент. Это нужно для аналитики. После добавления лида в систему, менеджер начинает вести его по воронке продаж до момента заключения сделки. После этого уже клиент нашей компании автоматически перебрасывается в раздел сделки, где менеджер продолжает с ним работать. В сделках есть раздел товары. Там менеджер отмечает, какие товары предоставляются клиенту и их сумму на разных этапах сделки. Это максимально удобно, так как не нужно ничего прописывать в таблицах и подсчитывать самостоятельно.
Вся клиентская база сегментирована для того, чтобы при необходимости на каждую базу можно было запустить таргетированую рекламу.
Для руководителя компании очень удобно следить за эффективностью сотрудников, просматривать всю отчетность, процесс работы с клиентами и видеть каждую сделку. Можно настроить аналитику, чтобы отслеживать и сравнивать результаты работы, количество сделок и лидов каждый месяц. CRM-система — это конструктор, с помощью которого можно настроить практически любые виды контроля и аналитики.
Также есть живая лента, которая отражается у каждого сотрудника. Здесь удобно делать опросы или постить важные объявления. CRM-система оповещает о днях рождения сотрудников, и мы никогда не забываем поздравить коллегу, даже в выходные или во время карантина. Это очень удобно для больших и дружных компаний. Кроме того, каждый может просмотреть профиль коллег, даже если еще не успели познакомиться, и узнать о должности и написать сообщение.
Наш результат 
