МИ ПРАЦЮЄМО ДЛЯ УКРАЇНИ
Входные данные
Ход работы
Эффективное управление клиентами и внутренними процессами критически важно для компаний. Без централизованной системы для отслеживания взаимодействий, лидов, сделок, а также управления задачами и персоналом, бизнес сталкивается с проблемами неэффективности и потери данных. Существующие CRM-решения часто дороги и сложны в настройке.
Именно поэтому многие компании ищут гибкие и доступные альтернативы. Notion — это универсальное рабочее пространство, объединяющее базы данных, документы и календари. Его модульность позволяет создавать индивидуальные системы управления.
Перед нами стоял вызов: существующие разрозненные инструменты приводили к неэффективности. Было решено разработать собственную комплексную систему на базе Notion, которая бы охватывала функционал CRM (управление клиентами) и элементы HRM (управление персоналом, проектами, задачами и финансами). Целью было оптимизировать работу с клиентами и унифицировать внутренние операционные процессы, создав единый источник информации для всей команды.
1. Главная страница CRM
Процесс внедрения комплексной системы в Notion начался с формирования централизованного хаба – Главной страницы. Эта страница стала точкой входа для пользователей и ключевым элементом интеграции разнородных функций в единую структуру.
Наша цель заключалась не просто в создании набора отдельных баз данных, а в объединении их в логически структурированную, легкодоступную систему. Главная страница выполняет роль своеобразного «приборного щитка», предоставляющего быстрый доступ к основным модулям системы. Каждый модуль отвечает за определенный аспект деятельности.
2. Управление информацией о клиентах: Раздел «Компании»
Центральным элементом нашего CRM-модуля стала база данных «Компании». Она служит единственным источником достоверной и систематизированной информации о каждом клиенте. Внедрение этой базы данных значительно улучшило доступность и согласованность данных, которые ранее были разрозненными.
Структура «Компаний» предоставляет исчерпывающий обзор клиента, включая ключевые поля: Статус, Название, Контакты (связь с лицами), Работы по проекту (интеграция с проектами), Договор, наличие Отзыва или Кейса, Сайт и Внутренний чат для коммуникации.
Эта база позволяет эффективно фильтровать, сортировать и просматривать данные, например, быстро переключаться между активными и неактивными клиентами. Такое централизованное хранилище информации улучшило доступность данных и способствовало согласованности действий всех задействованных команд.
3. Детализация контактных данных: Раздел «Контакты»
Следующим шагом в создании CRM-модуля стало внедрение отдельной базы данных «Контакты». Этот раздел является ключевым для хранения и систематизации информации обо всех контактных лицах, связанных с клиентами или проектами, обеспечивая быстрый доступ к их данным.
База «Контакты» содержит Имя контакта, его связь с соответствующей Компанией, Статус по компаниям, Телефон, Telegram и Должность.
Функционал фильтрации по статусу (например, «Активные») позволяет эффективно управлять коммуникациями. Эта централизованная и структурированная база значительно повышает эффективность работы с клиентами, обеспечивая легкий доступ к необходимой информации.
4. Раздел «Перечень услуг»
Следующим важным шагом в процессе внедрения стало создание централизованного раздела «Перечень услуг» в CRM-модуле. Эта база данных предназначена для систематизации и отображения всех услуг, которые предлагает компания. Ее основная функция заключается в обеспечении быстрого доступа менеджеров и сотрудников к актуальному каталогу услуг, их ценам, наполнению и этапности выполнения.
Такой детализированный перечень позволяет не только быстро ориентироваться в предложениях компании, но и эффективно формировать коммерческие предложения и оценивать проекты, опираясь на четко определенные параметры каждой услуги. Это обеспечивает прозрачность как для внутренней команды, так и для клиентов.
5. Раздел «Договоры»
Важной частью нашего CRM-модуля стало внедрение базы данных «Договоры». Этот раздел является централизованным хранилищем для всех договорных документов и связанной с ними информации, что обеспечивает быстрый доступ к юридически значимым данным и их систематизацию. Его основная функция – упростить управление договорами, мониторинг их статуса и связь с соответствующими клиентами и услугами.
Эта система позволяет не только хранить ссылки на актуальные договоры, но и быстро их находить по различным параметрам, что является критически важным для юридической прозрачности и эффективности ведения бизнеса. Внедрение централизованной базы договоров значительно упростило процесс управления документацией и повысило оперативность доступа к ней.
6. Раздел «Брифы»
Для эффективного сбора и обработки информации от клиентов была внедрена база данных «Брифы». Этот раздел служит централизованным хранилищем для всех брифов, заполненных клиентами на различных этапах сотрудничества.
Основная функция этой базы данных — обеспечить быстрый доступ ко всей необходимой информации, предоставленной клиентом, что позволяет командам оперативно реагировать на запросы, понимать потребности клиента и эффективно планировать работу.
Благодаря такой структуре, вся информация, предоставленная клиентами, хранится в одном месте, что значительно упрощает ее поиск и обработку. Это, в свою очередь, повышает скорость реагирования на запросы клиентов и улучшает качество обслуживания.
7. Раздел «Общий файл с клиентом»
Для максимальной прозрачности и эффективной коммуникации с клиентами был внедрен «Общий файл с клиентом». Это индивидуальная страница Notion, доступная клиенту, где он может в реальном времени отслеживать прогресс своего проекта.
Этот инструмент интегрируется с внутренними базами задач и проектов, предоставляя клиенту обзор всех задач и их статусов, а именно подробный перечень задач с номером, описанием, ссылкой на файлы, исполнителем, ценой, сроком и статусом. Это минимизирует запросы, упрощает координацию и повышает доверие, предоставляя клиенту постоянный доступ к важной информации о его проекте.
8. Раздел «Задачи по проекту»
Для эффективного управления выполнением работ и внутренней координацией была внедрена централизованная система «Задачи по проекту». Этот раздел является основным инструментом для менеджеров и специалистов, обеспечивая полный перечень всех задач, связанных с конкретными проектами. Его ключевое назначение — четкое назначение обязанностей, отслеживание прогресса и обеспечение своевременного выполнения работ.
Система «Задачи по проекту» предоставляет всесторонний обзор загруженности и статуса задач. Она включает динамические дашборды, такие, как «Задачи, которые выполнить до конца недели» и «Задачи, которые выполнить до конца месяца», что позволяют быстро оценить ближайшие приоритеты. Дополнительно, график «Задачи по исполнителям» визуализирует распределение нагрузки и прогресс каждого специалиста, способствуя балансировке ресурсов.
Эта система задач является внутренним инструментом, обеспечивающим координацию и контроль между членами команды, в отличие от «Общего файла с клиентом», который предназначен для внешнего использования. Внедрение этой структуры значительно улучшило планирование, отслеживание и завершение проектов, повысив общую производительность команды.
9. Управление оплатой работ сотрудникам
Одним из ключевых аспектов модуля стало внедрение системы управления оплатой работ сотрудникам. Этот раздел Notion обеспечивает прозрачный и автоматизированный учет выполненных задач, их стоимости и статуса оплаты, что является критически важным для финансовой дисциплины и мотивации команды.
Система предоставляет комплексный обзор по выполненным работам и их оплате. Она включает визуальные дашборды, показывающие «Статусы задач», общую сумму к оплате и уже оплаченные суммы. Это позволяет руководству быстро оценивать финансовые обязательства перед сотрудниками и контролировать бюджет. Задачи также группируются по статусам, что делает мониторинг еще удобнее.
10. Интеграция с ИИ-помощником
Одним из ключевых шагов в повышении эффективности коммуникации и сохранения информации стало внедрение интеграции Notion с внешним ИИ-помощником. Этот инструмент позволил автоматизировать процесс документирования онлайн-совещаний, обеспечивая, что ни одна важная деталь не будет утеряна.
Процесс интеграции работает следующим образом: во время проведения онлайн-совещания ИИ-помощник осуществляет фиксацию всего сказанного материала. После завершения совещания собранные аудиоданные обрабатываются искусственным интеллектом, который трансформирует их в структурированный текстовый формат. Этот готовый текст, содержащий основные тезисы, решения и договоренности, автоматически отправляется и сохраняется в отдельной базе данных Notion.
Основная функция этого решения заключается в создании централизованного, доступного и полностью задокументированного хранилища для всех обсуждений. Это позволяет команде быстро находить информацию о предыдущих совещаниях, проверять договоренности, отслеживать принятые решения и обеспечивать непрерывность рабочих процессов. Интеграция с ИИ-помощником значительно снизила временные затраты на ведение протоколов и минимизировала риск потери важной информации, обеспечивая высокий уровень организации и эффективности.
Полученный результат 
