Инструменты для удаленной работы во время карантина

Карантин — не повод останавливать работу. Это возможность изучить и испытать что-то новое и необычное для нас в повседневной жизни.

В связи с распространением коронавируса в мире, большое количество компаний, из разных стран, перевели своих сотрудников на отдаленный способ работы. Outsourcing Team — не исключение. От начала карантина руководство компании приняло решение о дистанционном графике работы. Для нас работать из дому, в принципе, то же, что из офиса, только без траты времени на дорогу к месту работы. К тому же, интернет дает много возможностей — даже проведение онлайн-совещаний с большим количеством участников. Нам постоянно нужно быть на связи с коллегами, поэтому заданием №1 было выбрать самый оптимальный инструмент для работы отдаленно, который будет самым полезным и самым удобным в использовании.

В течении первой недели карантина, мы протестировали 3 приложения для видеообщения:

1. Skype

Это бесплатное программное обеспечение, которое предоставляет голосовую связь через Интернет между компьютерами. Также на платной основе возможны звонки на мобильные телефоны. Прекрасной характеристикой есть возможность создать видеоконференцию с количеством участников — до 25 пользователей. Однако, качество видео тогда будет не лучшим и постоянно будет виснуть. Поэтому такой вариант больше подходит для дружеского общения между двумя пользователями, нежели для серьезной общей работы.

2. Google Hangouts

Это программное обеспечение для мгновенного обмена сообщениями и видеоконференций. Основной особенностью есть видеосвязь с качеством видео HD. Для этого нужно лишь подключение к высокоскоростному интернету. Также обязательно иметь аккаунт в Google, чтобы пользоваться сервисом. Благодаря этому, Hangouts связан с Google-календарем, поэтому пользователи могут планировать видеоконференции с помощью календаря, ведь к ним можно присоединиться через ссылку или напрямую из напоминания. В бесплатной версии одновременно на видеовстречи могут быть 10 участников.

3. Zoom

Это сервис для проведения видеосвязи и видеоконференций в HD качестве и возможностью их планирования через Gmail.

Основным преимуществом программы есть то, что Zoom в принципе ориентирован на относительно большие встречи, что отлично подходит для организаций, которые практикуют отдаленную работу через видеосвязь. Здесь можно создавать чаты, обмениваться файлами, записывать конференцию, демонстрировать экран.

Для лучшего сравнения основные характеристики представлены в таблице:

Протестировав все три программы, методом коллективного голосования, единогласно был избран Zoom.

Для нашей компании это оказалось самое полезное и самое удобное приложение. И даже последнее общее совещание мы проводили здесь:

Почему именно Zoom?

К особенностям в его использовании нужно отнести следующее:

• использовать свои экраны могут несколько участников одновременно, что есть очень удобно во время видеосовещаний, например;
• есть функция “поднятие руки”, что очень удобно во время совещаний с большим количеством участников;
• сквозное шифрование всех конференций, защита паролем;
• запись конференции и возможное сохранение на локальном диске или на облаке;
• поддержка планирования или запуска конференции через Gmail;
• возможность создания чатов в группах, обмен файлами, поиск по истории;
• готовность к видеосвязи благодаря такому инструменту как “Виртуальный фон”. Для этого нужно зайти в настройки, как изображено на рисунке:

1. Потом выбрать раздел “Виртуальный фон”:
2. И уже непосредственно в этом меню выбрать фон, который вам нравится:
3. Также есть возможность загрузить свой фон:
4. Таким образом мы можем добавить любую картинку с компьютера.

Еще одним преимуществом является то, что при использовании мобильными устройствами, вы не увидите никакой разницы — все возможности данного приложения остаются доступны. Даже есть специальный безопасный режим во время пользования транспортным средством.

Для лучшей эффективности работы в удаленном режиме нужно придерживаться простых, но таких нужных правил этикета:

• Включайте видео. Прежде всего, это мотивирует иметь опрятный вид, а также позволяет вашим собеседникам разобраться кто что говорит.
• Выключайте звук, когда не разговариваете. Это поможет избежать лишних звуков и сконцентрировать внимание на том, кто говорит в данный момент.
• Не перебивайте. Невозможно понять о чем идет речь, когда перебивают друг друга, особенно во время видеоконференции.
• Поднимайте руку, когда хотите что-то сказать. Это позволит сохранить ход разговора в спокойном ритме без перебивания.
• Закройте все лишнее. Если вы демонстрируете свой экран, то остальным участникам конференции совсем не обязательно видеть ваши открытые вкладки.
• Смело изменяйте фон. Это не повлияет на качество встречи, но отлично может разрядить обстановку.

Мир стремительно меняется и мы вместе с ним. В наше время очень важно переходить на мобильный образ жизни и быстро подстраиваться. Благодаря таким сервисам, мы с легкостью можем это реализовать.

Если вам интересны другие методы, что мы используем для удаленной работы, то можете ознакомиться с ними в нашей статье Как организовать рабочий процесс в условиях карантина.